Zo gaat Equipnify om met de AVG

Welke gegevens verwerken we?

Equipnify is software voor materiaal- en ledenbeheer van duikverenigingen en duikscholen. Jouw vereniging legt er persoonsgegevens van leden in vast: naam en contactgegevens, en de gegevens die nodig zijn om uitleen, onderhoud, keuringen en flesvullingen bij te houden. Meer dan dat vragen we niet — dataminimalisatie is het uitgangspunt.

Jouw vereniging blijft baas over de gegevens

In AVG-termen is jouw vereniging de verwerkingsverantwoordelijke en is Equipnify de verwerker. Wat er met ledengegevens gebeurt, bepaalt je vereniging dus zelf. Wij gebruiken ledengegevens niet voor marketing en verkopen ze nooit door aan derden.

Waar staan de gegevens?

Alle gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Er vindt geen doorgifte plaats naar landen buiten de Europese Economische Ruimte.

Elke vereniging een eigen, gescheiden omgeving

Elke vereniging werkt op een eigen adres (jouwclub.equipnify.nl) met een eigen, gescheiden database. Gegevens van verschillende verenigingen staan dus nooit bij elkaar in één administratie. Zegt een vereniging op, dan kan haar omgeving met database en al worden verwijderd.

Rechten van je leden

• Inzage en correctie — beheerders van je vereniging kunnen ledengegevens direct inzien en aanpassen.
• Verwijdering — leden die vertrekken, kunnen uit de administratie worden verwijderd.
• Toestemmingen — gegeven toestemmingen zijn per lid vastgelegd en kunnen op elk moment worden ingetrokken; ook dat wordt geregistreerd.

Wil een lid weten welke gegevens er vastliggen, dan kan de beheerder van de vereniging dat direct laten zien.

Afspraken en vragen

Equipnify is nog in ontwikkeling. Afspraken over beveiliging, bewaartermijnen en eventuele subverwerkers leggen we bij de lancering vast in een verwerkersovereenkomst. Vragen over privacy of de AVG? Stel ze gerust via de contactpagina — we denken graag mee.