Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 17 augustus 2026

Deze privacyverklaring heeft betrekking op de openbare website van Equipnify en op communicatie die via deze website tot stand komt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verwerkt is:

v.o.f. Equipnify, handelend onder de naam Equipnify, Grote Fok 53, 8321 VZ Urk, Nederland.

KvK: 39012345. E-mail: info@equipnify.nl.

Hierna noemen wij ons "Equipnify", "wij" of "ons".

2. Over Equipnify

Equipnify is een online SaaS-platform waarmee onder andere duikverenigingen en stichtingen hun vereniging en materiaaladministratie kunnen ondersteunen. De software kan onder meer worden gebruikt voor het beheren van materiaal, leden en gastleden, uitleningen en verhuur, flesvullingen, onderhoud, keuringen en aanverwante administratieve processen.

Deze privacyverklaring ziet primair op de openbare marketingwebsite van Equipnify.

Wanneer een vereniging of organisatie gebruikmaakt van het Equipnify-platform en daarin persoonsgegevens van bijvoorbeeld leden verwerkt, kan Equipnify voor die gegevens optreden als verwerker namens die vereniging of organisatie. Voor die verwerking gelden aanvullende afspraken, waaronder waar van toepassing een verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop je onze website gebruikt. Wij kunnen de volgende persoonsgegevens verwerken:

• naam;

• e-mailadres;

• telefoonnummer, wanneer je dit zelf verstrekt;

• naam van je vereniging, stichting of organisatie;

• functie of rol binnen de organisatie;

• informatie die je zelf invult in een contact-, informatie-, demo- of aanmeldformulier;

• inhoud van correspondentie met Equipnify;

• IP-adres;

• browser- en apparaatgegevens;

• datum, tijdstip en duur van websitebezoeken;

• bezochte pagina's en technische loggegevens;

• cookievoorkeuren en, na toestemming, gegevens die via analytische of marketingtechnologieën worden verzameld.

Wij vragen via de marketingwebsite in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, religieuze gegevens of gegevens over iemands gezondheid. Wij verzoeken bezoekers dergelijke informatie niet via vrije tekstvelden aan ons te verstrekken, tenzij dat noodzakelijk is en daar vooraf duidelijke afspraken over zijn gemaakt.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Contact en informatieaanvragen

Wanneer je contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden en contact met je te onderhouden.

Grondslag: gerechtvaardigd belang en, wanneer het contact betrekking heeft op het mogelijk aangaan van een overeenkomst, het nemen van maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst.

Demonstraties, proefaccounts en commerciële aanvragen

Wanneer je een demonstratie, proefaccount, offerte of nadere informatie over Equipnify aanvraagt, gebruiken wij je gegevens om de aanvraag te behandelen en hierover contact met je op te nemen.

Grondslag: het nemen van maatregelen op jouw verzoek voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan geïnteresseerde organisaties aan te bieden.

Nieuwsbrieven en marketingcommunicatie

Wanneer je je daarvoor hebt aangemeld, kunnen wij je e-mailadres gebruiken voor nieuws, productinformatie, updates of andere commerciële communicatie over Equipnify.

Grondslag: toestemming, voor zover toestemming wettelijk vereist is.

Iedere marketingmail bevat een mogelijkheid om je af te melden. Je kunt je toestemming ook op ieder moment intrekken door contact met ons op te nemen.

Websitebeveiliging en fraudepreventie

Wij verwerken technische gegevens en loggegevens om onze website en systemen te beveiligen, technische problemen te onderzoeken, misbruik tegen te gaan en ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om onze website en dienstverlening veilig en betrouwbaar te houden.

Websiteanalyse en verbetering

Wij kunnen gegevens over het gebruik van onze website verwerken om inzicht te krijgen in het functioneren van de website en om de inhoud en gebruikerservaring te verbeteren. Wanneer hiervoor cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt waarvoor toestemming nodig is, worden deze pas geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Grondslag: toestemming wanneer deze wettelijk vereist is. Voor strikt noodzakelijke en niet-toestemmingsplichtige technische verwerking kan ons gerechtvaardigd belang van toepassing zijn.

Wettelijke verplichtingen

In sommige situaties moeten wij persoonsgegevens verwerken of bewaren omdat dit wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld in het kader van fiscale, administratieve of juridische verplichtingen.

Grondslag: wettelijke verplichting.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Equipnify kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technologieën. Wij onderscheiden daarbij de volgende categorieën:

Noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor het technisch functioneren en beveiligen van de website of voor het onthouden van je privacy- en cookievoorkeuren. Voor deze cookies vragen wij geen toestemming wanneer dit wettelijk niet vereist is.

Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van onze website. Wanneer voor dergelijke cookies toestemming vereist is, plaatsen wij deze alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Marketingcookies

Wanneer Equipnify gebruikmaakt van marketing- of trackingtechnologieën, worden deze alleen geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Op dit moment plaatst deze website uitsluitend noodzakelijke cookies en gebruikt zij geen analytische of marketingtechnologieën. Zodra dat verandert, verschijnt hier een cookievoorkeurenvenster waarin je je keuze kunt maken en later kunt aanpassen.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Equipnify verkoopt persoonsgegevens niet. Wij kunnen persoonsgegevens delen met partijen die wij nodig hebben voor het uitvoeren en ondersteunen van onze dienstverlening, bijvoorbeeld leveranciers voor:

• hosting en cloudinfrastructuur;

• websitebeheer;

• e-mailverzending;

• contact- en aanvraagformulieren;

• CRM;

• beveiliging en monitoring;

• websiteanalyse;

• klantenservice en communicatie;

• administratie.

Deze partijen mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken voor de overeengekomen doeleinden en voor zover dat op grond van de toepasselijke privacywetgeving is toegestaan. Waar een leverancier namens Equipnify persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij indien vereist een verwerkersovereenkomst.

Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verstrekken wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn of wanneer dit noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van juridische rechten.

7. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Wij streven ernaar persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te laten verwerken. Wanneer een door ons gebruikte leverancier persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij waar nodig voor passende waarborgen overeenkomstig de AVG. Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren. Als uitgangspunt hanteren wij voor gegevens van de marketingwebsite:

• contact- en informatieaanvragen: maximaal 12 maanden na afhandeling van het laatste contact;

• demo-, proefaccount- en commerciële aanvragen: maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij daarna een klantrelatie ontstaat;

• nieuwsbriefgegevens: totdat je je uitschrijft of je toestemming intrekt;

• technische en beveiligingslogs: in beginsel maximaal 90 dagen, tenzij langere bewaring noodzakelijk is voor onderzoek naar een beveiligingsincident;

• cookievoorkeuren: gedurende de termijn die noodzakelijk is om je keuze te kunnen registreren en aantonen;

• gegevens met een wettelijke bewaarplicht: gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn.

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

9. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Equipnify neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik, wijziging en ongeoorloofde verstrekking. Wij houden bij de beveiliging rekening met de aard van de persoonsgegevens, de technische mogelijkheden, de risico’s van de verwerking en de kosten van de beveiligingsmaatregelen.

Geen enkel digitaal systeem kan volledige veiligheid garanderen. Wanneer wij constateren dat sprake is van een beveiligingsincident of datalek, handelen wij overeenkomstig de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en AI

Equipnify neemt via de marketingwebsite geen besluiten over personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor hen rechtsgevolgen hebben of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Wanneer op de website in de toekomst AI-functionaliteit wordt gebruikt, zullen wij beoordelen welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt en deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat noodzakelijk is.

11. Jouw privacyrechten

Op grond van de AVG heb je, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens. Je kunt onder andere verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij over je verwerken;

• correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens;

• verwijdering van persoonsgegevens;

• beperking van de verwerking;

• overdracht van persoonsgegevens aan jou of een andere partij;

• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden voordat je de toestemming introk.

Je kunt een verzoek indienen via info@equipnify.nl.

Wij kunnen je vragen aanvullende informatie te verstrekken wanneer dit noodzakelijk is om je identiteit te controleren. Wij behandelen verzoeken binnen de daarvoor geldende wettelijke termijn.

12. Klacht indienen

Wanneer je vindt dat Equipnify niet op de juiste manier met je persoonsgegevens omgaat, stellen wij het op prijs wanneer je eerst contact met ons opneemt zodat wij je klacht kunnen onderzoeken.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Links naar andere websites

Onze website kan links bevatten naar websites of diensten van derden. Equipnify is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze externe partijen persoonsgegevens verwerken. Wij adviseren je om de privacyverklaring van de betreffende website of dienst te raadplegen.

14. Minderjarigen

De website en dienstverlening van Equipnify zijn primair gericht op verenigingen, stichtingen en andere organisaties en niet specifiek op kinderen. Wij hebben niet de bedoeling om via de openbare marketingwebsite bewust persoonsgegevens van kinderen te verzamelen zonder dat daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Wanneer je denkt dat via onze website onbedoeld persoonsgegevens van een minderjarige zijn verstrekt, kun je contact met ons opnemen.

15. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Equipnify kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie wordt altijd op onze website gepubliceerd; bovenaan staat de datum waarop deze voor het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen kunnen wij bezoekers of gebruikers hier aanvullend op wijzen.

16. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, wil je gebruikmaken van je privacyrechten of heb je een andere vraag over de verwerking van persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

v.o.f. Equipnify, Grote Fok 53, 8321 VZ Urk, Nederland. E-mail: info@equipnify.nl.